Maar zo simpel is het niet. Goede elektronische toegangscontrole gaat verder dan het uitdelen van tags, druppels of pasjes. Het begint met actief beheer. Daarom geef ik u vijf tips voor actief toegangsbeheer.

Elektronische toegangscontrole: sleutelrol voor de beheerder

De wereld van toegangscontrole bestaat steeds meer uit elektronica. Beheer op afstand is mogelijk via een netwerk (internet of VPN), de cloud, bluetooth of biometrische identificatie. Ondanks zulke digitale en technologische ontwikkelingen is effectieve toegangscontrole nog steeds mensenwerk. De beheerder speelt een sleutelrol, niet de tag. Met actief beheer van uw toegangscontrolesysteem voorkomt u dat bezoekers of gebruikers van uw gebouw in ruimtes komen waar ze niet horen te zijn.

1. Houd de database van je toegangscontrolesysteem actueel

Een elektronisch toegangscontrolesysteem is aan de achterkant niet meer dan een database. In die database staat wie een tag of druppel heeft en de toegangsrechten die deze persoon heeft. Een werknemer die vertrekt, een huurder die verhuist: als iemand geen recht meer heeft op toegang tot het pand, moet je zijn tag kunnen uitschakelen. Schaf je een elektronisch toegangscontrolesysteem aan, houd dan wijzigingen in de gegevens goed bij. Je database is actueel. Dus heb je overzicht van de tags die in omloop zijn.

2. Activeer een tag pas als het nodig is

Wat ik soms zie, is dat de beheerder een reeks tags als reserve activeert. Omdat hij het teveel moeite vindt om de tag op naam te zetten. Heeft iemand een tag nodig, dan pakt hij een reservetag uit een lade en geeft die mee. Doe je dat te vaak, dan verlies je het overzicht. Tags blijven actief en de bezitter heeft permanent toegang tot je gebouw. Registreer of activeer een tag pas op het moment dat een gebruiker die nodig heeft. Doe je dat niet, dan kun je duizenden euro’s uitgeven aan elektronische toegangscontrole, maar dan had je beter mechanische cilinders in de deuren kunnen stoppen en lukraak sleutels uitdelen.

3. Maak een back-up van je database

We vinden het heel logisch dat we regelmatig een back-up maken van bedrijfsgegevens. Maar het toegangscontrolesysteem wordt wel eens vergeten. Als je systeem crasht, kun je de back-up installeren op een nieuwe computer en ben je weer operationeel. Zonder back-up moet je na een computercrash het systeem resetten en opnieuw inrichten. Alle tags opnieuw inlezen, een noodvoorziening treffen voor de toegang: ik hoef u niet uit te leggen dat dit veel tijd en geld kost.

4. Beveilig je systeem met een goed wachtwoord en bewaar dat zorgvuldig

Als je een elektronische toegangscontrolesysteem in gebruikt neemt, verander dan het standaardwachtwoord van de leverancier. Beveilig je systeem met een sterk eigen wachtwoord. Het wachtwoord blijven gebruiken dat in de fabrieksinstellingen staat, is onverstandig met het oog op gegevensbeveiliging. Dat is hetzelfde als iedereen een sleutel geven van de deur en zeggen dat ze hem niet mogen gebruiken.

5. Is het toegangscontrolesysteem compatibel met je besturingssysteem?

Bepaalde toegangscontrolesystemen zijn alleen te gebruiken in combinatie met Windows of Apple, of een specifieke versie daarvan. Stap dus niet zomaar over op een ander besturingssysteem. Je loopt het risico dat je daarna je toegangscontrolesysteem niet meer kunt gebruiken en moet vervangen.