Sinds begin van dit jaar rijden er drie KBM-bussen rond met de Mastermate-voorraad, maar uiteindelijk gaan alle 15 bussen ‘om’. Een gesprek over het hoe en waarom, de voordelen voor alle betrokkenen en de start van een samenwerking tussen twee gelijkgestemde partijen. 

Aan het woord zijn Koos van der Plas, Coördinator Bedrijfsbureau en IJsbrand van Dijk, Manager Onderhoud bij KBM. Vanuit Mastermate is commercieel directeur Jeroen de Nekker aangeschoven.

De relatie tussen KBM en Mastermate ontstond met gesprekken over het optimaliseren van de busvoorraden voor de professionals van KBM.

IJsbrand, waarom viel de keuze op Mastermate?

“De keuze om met Mastermate samen te gaan werken en af te stappen van een eerdere leverancier, werd mede ingegeven doordat Mastermate een uitstekend gevoel heeft voor wat de markt vraagt en proactief meedenkt. Mastermate heeft bovendien referenties waar het busvoorraad-concept al succesvol is. Onze samenwerking is gericht op het verhogen van de efficiëntie en het ontzorgen van de vakmannen door hen de benodigde materialen direct in hun bus, hun 'mobiele magazijn op wielen', te bieden.”

Hoe werkt het nu precies, Jeroen?

“Kijk, onze oplossing maakt gebruik van in consignatievoorraad die we tailormade kunnen afstemmen op de individuele vakman, in dit geval die van KBM. Een belangrijk voordeel van deze aanpak is een verhoging van de zogenaamde first time fix, doordat vakmensen de benodigde spullen direct in hun bus hebben. Bij verbruik wordt de voorraad automatisch aangevuld om optimale beschikbaarheid te garanderen. We volgen nauwkeurig het verbruik om de voorraad op termijn verder te optimaliseren.”

Hoe zijn de vakmannen voor de pilot aangewezen?

Koos: “Hiervoor werden specifieke vakmannen uitgekozen. Zelfs wat sceptische vakmannen en al jaren gewend waren naar de vorige leverancier te gaan, maakten uiteindelijk de overstap naar Mastermate. De jongens hebben meerdere malen contact over waar ze meer of minder qua voorraad in de bus willen hebben, of wat ze wel of niet in de bus willen hebben. Zodra de minimale busvoorraad is bereikt, wordt er aangevuld. Eerst hadden we het ingesteld op twee keer per week, maar dit is nu verhoogd. Op deze manier voorkomen we dat de monteurs misgrijpen zodat er extra ritten gemaakt moeten worden die niet nodig zijn. Wel zo handig voor de efficiëntie, anders kost het nodeloos tijd en geld. Dit voorkomen we nu door te werken met de busvoorraden van Mastermate.”

Zie jij ook vooral voordelen, IJsbrand?

“Zeker. Ik zie het bovendien als een stukje professionalisering. We zijn de afgelopen vijf jaar flink gegroeid en gingen werken met een nieuw IT-systeem. We moesten wachten tot dit nieuwe systeem er was en nu pas kunnen we kijken naar de integratie van diverse systemen.” Koos: “Mastermate is als voorkeursleverancier voorloper met hun bestel-app. Maar goed, we hebben meerdere leveranciers. Het laatste wat je wilt is dat de monteur vier apps moet openen. Nee, dit moet in één duidelijk systeem te doen zijn. Doordat we snel en goed inzicht en controle hebben, scheelt dit bedrijfsbreed veel mankracht.”

Zagen de monteurs vanaf dag één al de voordelen?

IJsbrand: “Eigenlijk wel, ja. Ze moesten zeker in het begin even wennen, de één meer dan de ander. Maar persoonlijk vind ik het altijd wel fijn als collega’s kritisch zijn, want hierdoor kun je verbeteringen doorvoeren. Mastermate staat hier ook voor open, zij zorgen er gelijk voor dat onze aandachtspunten worden opgelost. Uiteindelijk gaat het erom dat we spullen moeten leveren. Maar het gaat ook om een stukje tevredenheid en ontzorging en dat onze mannen hier niet over na hoeven te denken.”

En Jeroen, wat kun jij toevoegen als extra waarde aan deze werkwijze?

“Wij monitoren wat de vakmannen extra bij ons vandaan halen. Ze hoeven daar niet voor langs te komen, ze kunnen alles via hun app bestellen. Over een jaar kunnen we per vakman kijken welke artikelen hij nog nooit heeft gebruikt in zijn bus en voorleggen of dat artikel er wel in moet blijven. We zien óók wat hij extra heeft gehaald. Zo kunnen we adviseren om het op te nemen in zijn busvoorraad. Zo krijgt hij een steeds beter afgestemd magazijn in zijn bus. Je monitort dus niet alleen, maar je adviseert ook op basis van gebruik en verbruik. Dit kan per vakman anders zijn, want de ene vakman doet ander werk dan de andere. Hoe dan ook, wij maken het helemaal op maat, afhankelijk van het werk dat de vakman doet.”

Tot slot, IJsbrand, wat waardeer jij aan de nog prille samenwerking met Mastermate?

“Los van de kennis van de markt en de korte lijnen, vind ik dat Mastermate écht met je meedenkt. Er kwam bijvoorbeeld een alternatief voorbij voor een loopslot. Of dat iets voor ons was? Het scheelde behoorlijk wat geld per slot, voor precies dezelfde kwaliteit. Ik bedoel maar; dit hoeven ze niet te doen, maar ze doen het toch. Dat meedenken waardeer ik zeer.”