Dat was daar écht een probleem. Er werken namelijk 50 vrijwilligers en het liep te veel in de papieren. Elke keer weer de deurcilinders moeten vervangen en nieuwe sleutels uitreiken.

Bovendien staan er waardevolle zaken in het museum. Ik ben er zelf geweest. Het is echt prachtig. Je wilt niet dat die museumstukken verdwijnen! En dus raakte ik met het bestuur van de stichting in gesprek over toegangscontrole, de mogelijke inbouw van elektrische sloten of digitaal beslag. Het moest allemaal makkelijker en veiliger, zo meende het museum. Maar tegelijkertijd was er niet zo veel budget beschikbaar.

Vier buitendeuren

Het museum heeft vier buitendeuren en het bestuur voert het beleid dat alle vrijwilligers, op alle tijdstippen, naar binnen mogen. Bijvoorbeeld om rondleidingen te geven. Bij mijn eerste gesprek heb ik meteen een aantal demo’s laten zien. Want natuurlijk kun je met allerlei software een zeer geavanceerd toegangscontrolesysteem inbouwen. Maar het kon ook eenvoudiger: elke vrijwilliger zijn eigen tag.

Deze tag verleent de gebruiker toegang tot het museum. Mócht de vrijwilliger onverhoopt zijn tag kwijtraken, dan dient hij dit wel meteen te melden zodat de beheerder de betreffende tag kan deactiveren. Dit doet hij door middel van een schaduwkaart, die in de kluis van het museum ligt. Elke tag heeft zijn eigen schaduwkaart. Die betreffende schaduwkaart wordt dan kort voor de vier deuren gehouden waardoor de deur ‘weet’ dat deze op het signaal van de bijbehorende tag niet meer mag reageren. De deur blijft gesloten.

Geen sleutels meer!

Simpel. Efficiënt. Een wezenlijke verbetering van de beveiliging van het gebouw. Ook als een vrijwilliger afscheid neemt van het werk in het museum maar (per ongeluk) vergeet zijn tag in te leveren. Building Control in optima forma, zo zou ik bijna willen zeggen.

De totale investering voor onze opdrachtgever bedroeg zo’n 3.000 euro. Dat is een relatief kleine uitgave. Bovendien hoeven er nu geen cilinders meer te worden vervangen, als een tag kwijtraakt. Die investering wordt dus snel terugverdiend.

Het museum hoeft alleen maar één keer per jaar de batterijen van de cilinders te vervangen. Dat is een taak die je gewoon op je kalender kunt zetten. Bovendien zit het in mijn aard om op gezette tijden zelf te bellen met de klant of langs te gaan en hen aan deze kleine actie te herinneren.

Verbetering

Het project is dit jaar opgeleverd. Alles werkt naar tevredenheid. Ik begreep ook dat de gebruikers – de vrijwilligers – het fijn vinden dat ze nu niet meer een sleutel bij zich hoeven te dragen. Ze hebben nu een tag, die in een broekzak of portemonnee minder ruimte inneemt.

Een bijzonder project dus. Niet alleen omdat we een uitstekende oplossing konden bieden die binnen het beperkte budget van de klant paste. Ook bijzonder omdat hiermee de cultuur-historische waarde van alle museumstukken beter beveiligd is.

Hebt u een beperkt budget en vindt u ook dat u uw pand of de goederen die zich daarin bevinden beter beveiligd zouden moeten worden? Aarzel niet. Neem gerust contact op.