Dit bedrijf handelt in de boedel van failliete ondernemingen. Ze gaven aan binnenkort te verhuizen en stelden de vraag: ‘Hoe kunnen wij onze medewerkers gecontroleerde toegang tot het nieuwe pand verschaffen?’

Toen ik dit bedrijf bezocht, bleek dat men daar met losse sleutels werkte. Elke (nieuwe) medewerker kreeg zijn eigen sleutels. Deze werden ook weer ingenomen als de werkzaamheden waren beëindigd. Bovendien bleek het medewerkersbestand wisselend. Logisch. In de transport- en opslagsector is de economische reuring niet altijd te voorspellen. De ene maand heb je meer chauffeurs nodig dan de andere maand.

Binnen het pand zelf worden de goederen opgeslagen. Gecontroleerde toegang was dus relevant, want de chauffeurs hoeven niet bij de opgeslagen goederen te kunnen komen.

Professionalisering

Het bleek te vaak dat opgeslagen goederen ‘plotseling’ verdwenen. Directie en management waren overtuigd dat er iets moest gebeuren om het voorraadbeheer en de voorraadcontrole te verbeteren. Er was dus overduidelijk behoefte aan een professionaliseringsslag op het gebied van Building Control. Ik heb ter plekke een analyse van de situatie gemaakt.

Als eerste maakte ik het onderscheid tussen de buiten- en binnenschil van het pand. Van belang was dat de buitenschil niet té gesloten zou worden, want bezoekers (klanten!) moesten binnen de openingstijden wel makkelijk het gebouw kunnen betreden. Dáár moest dus iets geprogrammeerd worden. Ik dacht meteen aan digitaal deurbeslag met bijbehorende software.

In de binnenschil zat de ‘zwakke schakel’ vooral in de interne toegangsdeur naar de loods. De bezoekers mochten daar niet komen. Daar was sprake van een ander niveau van gecontroleerd toegangsbeheer.

Tags met autorisatie

Feitelijk heb ik samen met de opdrachtgever de medewerkers en bezoekers van het pand in twee groepen verdeeld. Degenen die wel en degenen die niet in het magazijn mogen komen. We kozen voor geprogrammeerde tags, die per tag een eigen autorisatie hadden voor de zes deuren. De tags werden per persoon toebedeeld.

Door deze programmering werd Building Control naar een wezenlijk hoger niveau gebracht. Niet iedereen kon na de inbouw nog ‘zomaar’ overal komen. Directie en management hadden een zorg minder. Het voorraadbeheer was verbeterd. En belangrijker nog: het aantal onverklaarbare vermissingen van spullen uit de voorraad verminderde meteen structureel.

Weinig tijd kwijt

Het gemak voor onze opdrachtgever stond uiteraard voorop. Die had behoefte aan een goed werkend systeem. Waarbij men tegelijkertijd ook niet al te veel tijd kwijt was aan het programmeren en het onderhouden van de software. Dat hebben we geleverd.

Uw uitdagingen?

Aan het slot van dit blog ben ik daarom zeer benieuwd naar úw uitdagingen. Werkt u (nog) met sleutelbossen of vraagt u zich ook wel eens af hoe u de toegang tot (delen van) uw pand kunt beperken voor groepen medewerkers?

Ik leg het u graag uit. Er is veel mogelijk. Meer dan u denkt! Met plezier maak ik dan een analyse van uw situatie, de mogelijke zwakke schakels en uiteraard kom ik met oplossingen.