Van Wijnen Vastgoedbeheer Midden koos in 2018 voor de samenwerking met Mastermate. Op dit moment geeft Mastermate 12 onderhoudsmonteurs grip op hun busvoorraad en bestellingen. Hoe staat de samenwerking ervoor? Voor een update interviewen we bedrijfsleider Paul Engel: “Mastermate is van hoog tot laag geïntegreerd in ons denken en doen.”

Voor Paul is de samenwerking met Mastermate een voorbeeld voor de manier waarop Van Wijnen wil samenwerken met andere bedrijven. Hij heeft het niet over ‘onderaannemers’ of ‘toeleveranciers’. Liever gebruikt hij het woord partners. Paul: “Mastermate en Van Wijnen passen goed bij elkaar. Wij zijn allebei familiebedrijven die landelijk opereren, en tegelijkertijd een sterke regionale betrokkenheid hebben. Vertrouwen, samenwerken, samen verbeteren: daar draait ons partnership om.”

Paul Engel (r): "Mastermate en Van Wijnen passen goed bij elkaar. Vertrouwen, samenwerken, samen verbeteren: daar draait ons partnership om."

Uitdagingen aangaan met slim voorraadbeheer

De samenwerking tussen Mastermate en Van Wijnen startte in 2018. De uitdagingen op dat moment: een hoge first-time fix, een hogere productiviteit van vakmensen en een hogere efficiëntie van administratieve processen. Van Wijnen koos voor Mastermate en wilde met slim voorraadbeheer de gestelde doelen behalen. 

In twee jaar is Mastermate echt onderdeel van Van Wijnen geworden, stelt Paul: “Mastermate is van hoog tot laag geïntegreerd in ons denken en doen. Als onze vakmensen een probleem hebben, bellen ze met Gert Jan van Leeuwen (commercieel adviseur Mastermate). Als ik advies nodig heb, vraag ik dat aan Gertjan en Richard Brinkman (directeur Mastermate). We hebben op alle niveaus korte lijnen en kunnen snel schakelen.”

Vakman verantwoordelijk voor de busvoorraad

Mastermate verzorgt de busvoorraad van 12 vakmensen. Iedere vakman heeft een eigen busvoorraad. Deze is afgestemd op zijn werkzaamheden. De vakmensen beheren zelf de voorraad met de Bestelapp van Mastermate. Met deze app houdt hij ook de voorraad van zijn bus op peil. “Het mooie van deze aanpak is, dat het echt draait om de vakmensen,” vertelt Paul. “Bij Van Wijnen proberen we verantwoordelijkheden zo laag mogelijk in de organisatie neer te leggen. De Bestelapp is een middel waarmee vakmensen die verantwoordelijkheid ook echt kunnen nemen.” 

Paul Engel: "Als Mastermate het assortiment van jouw bus verzorgt, dan heb je echt iets bereikt. Zo voelt dat voor onze vakmensen."

De vakmensen zijn enthousiast over deze werkwijze. Zo enthousiast dat ‘Mastermate in de bus’ erg gewild is. Paul: “ ‘Hij werkt met de BestelApp, dat wil ik ook’, zo begint het meestal. In principe heeft iedere vakman er recht op. Heeft het meerwaarde voor het werk, daar kijken we dan naar. Je ziet dat vakmensen er echt trots op zijn. Als Mastermate het assortiment van jouw bus verzorgt, dan heb je echt iets bereikt. Zo voelt dat voor onze vakmensen.”

Vertrouwen en grip op de voorraad

Ook al zijn de vakmensen nu enthousiast, Paul weet ook dat ze moesten wennen aan de nieuwe manier van bestellen en bevoorraden. Sommigen hadden het gevoel dat ze geen overzicht meer hadden. Paul: “Wat de vakman gebruikt bij een reparatie, scant hij. Die materialen worden automatisch aangevuld en samen met speciale bestellingen geleverd. Toch vroegen sommige vakmensen zich af of ze echt alle spullen kregen die ze hadden besteld. In de overgangsfase heeft Mastermate de vakmensen geholpen als er onduidelijkheden en vragen waren. Nu hebben ze vertrouwen in de aanpak.”

Paul Engel: "De Bestelapp is een middel waarmee vakmensen de verantwoordelijkheid kunnen nemen voor zijn eigen busvoorraad."

De periodieke telling van de voorraad is een punt dat spanning veroorzaakte bij de vakmensen. De voorraad in de bus wordt in consignatie geven, dus die is van Mastermate. Paul: “We merkten dat de telling van de voorraad voor onrust zorgde. Dat hebben we besproken met Gertjan en Richard. Mastermate kwam met een oplossing in de BestelApp: de vakman kan nu in de app realtime aan voorraadbewaking doen. Hij weet wat de actuele stand is. Dat geeft hem nog meer grip op de voorraad.”

Materiaalstroom differentiëren

Niet alleen de vakmannen hebben meer grip, ook Paul zelf. “Mastermate geeft mij inzicht in de verbruiksmaterialen en advies over het optimaliseren van de busvoorraad. Zo kan ik sturen op de productiviteit van vakmensen.” Op basis van de materiaalstroom maakt Van Wijnen onderscheid tussen hardlopers, grijpvoorraad en speciale bestellingen. Hardlopers liggen in de bus. Een grijpvoorraad van bouwmaterialen ligt in het depot. Speciale materialen bestelt de vakman direct bij Mastermate via WhatsApp. Paul: “Door het differentiëren van de materiaalstroom kan een vakman zo snel mogelijk zijn materialen verzamelen om de opdrachten voor de dag in één keer op te lossen.” 

De aanvullingen van de busvoorraden worden bezorgd in het depot in Harderwijk. Dit zou nog efficiënter kunnen. Bijvoorbeeld met leveringen op locatie, maar hier kiest Van Wijnen bewust niet voor. Paul: “Het gevaar van digitale oplossingen is dat je afstand creëert. Dan zie je elkaar niet meer. Nu komen de vakmensen een aantal momenten in de week op kantoor, en houden we aansluiting bij elkaar. Ook horen wij zo wat er speelt, wat de verhalen van de dag zijn. Dat is niet maximaal efficiënt, maar sluit wel aan bij de filosofie van Van Wijnen.

De first time fix blijft een belangrijke kpi voor Van Wijnen en zijn klanten. Het besef groeit dat het verbeteren van de first time fix verder gaat dan de busvoorraad. Het begint met goede informatie van de opdrachtgever aan het begin van een onderhoudstraject. Paul: “In het woningbestand van vastgoedbeheerders en woningcorporaties is een veelheid aan materialen toegepast. Daar kan geen busvoorraad tegenop. Voor het vervangen van een slot moet je soms een vervolgafspraak maken, omdat de vakman dat type niet bij zich heeft. Met de verbruiksgegevens die we van Mastermate krijgen, kunnen we vervolgens gaan optimaliseren. Zo werk je weer toe naar een optimale busvoorraad, een hogere first time fix en hogere productiviteit.”

Paul Engel: "Door het automatiseren van het administratief proces en de koppeling met Mastermate pakken we per werkopdracht minuten en seconden. Dat is direct rendement."

Winst boeken door automatiseren van de administratie

Administratief gezien boekt Van Wijnen goede resultaten door de samenwerking met Mastermate. Van Wijnen realiseerde in 2019 met dezelfde bezetting op de financiële afdeling al de omzetambities van 2020. De koppeling van systemen tussen Van Wijnen en Mastermate maakt het verschil. Paul: “Via Ketenstandaard worden facturen en werkopdrachten automatisch gematcht. Door het automatiseren van het administratief proces en de koppeling met Mastermate pakken we per werkopdracht minuten en seconden. Dat is direct rendement.”