Door automatiseren meer grip op de administratie van beheer en onderhoud
Vindt u dat de administratie van het beheer en onderhoud efficiënter kan? Automatiseer het inkoopproces voor onderhoudsmaterialen, adviseert specialist Mark Slot.
Efficiënt beheer van en onderhoud aan woningen en vastgoed is goed voor de huurderstevredenheid en de productiviteit van vakmensen. Ook de administratieve afhandeling van een werkopdracht moet efficiënt verlopen. Toch zie ik dat partijen in het onderhoud – aannemers, onderhoudsbedrijven – worstelen met de administratie van werkopdrachten. Mijn advies: automatiseer het proces voor de inkoop van onderhoudsmaterialen en u krijgt meer grip en overzicht over uw administratie.
Het automatiseren van de inkoop van onderhoudsmaterialen geeft u grip op de administratie
De praktijk: handmatig uitsplitsen inkoopfacturen
Ik zie dat aannemers met een onderhoudsdivisie en gespecialiseerde onderhoudsbedrijven problemen hebben met het efficiënt verwerken van bestelinformatie. De praktijk is dat medewerkers van de financiële administratie verzamelfacturen van geleverde materialen handmatig uitsplitsen naar de uitgevoerde werken. Elke regel op de inkoopfactuur wordt handmatig gekoppeld aan een werkopdracht.
Administratieve lasten van inkoop onderhoudsmaterialen
Het uitzoekwerk van inkoopfacturen is een klus die veel tijd kost. Ook is er het risico op administratieve fouten. De kans bestaat dat geleverde materialen op een werk worden geboekt waar ze niet bij zijn toegepast. En als een factuur de hele organisatie doorgaat voordat die is goedgekeurd, staan de administratieve lasten niet meer in verhouding tot de reparatie zelf.
De oplossing: inkoop automatiseren en koppelen van systemen
Hoe krijgt u meer grip en overzicht op de administratie van de inkoop van onderhoudsmaterialen? Koppel uw inkoopsystemen aan dat van uw leverancier en automatiseer de inkoop van materialen. Door een slimme koppeling worden bestellingen, orderbevestigingen en facturen automatisch uitgewisseld. Onderhoudsdiensten waaraan Mastermate levert, maken bijvoorbeeld gebruik van administratieve softwarepakketten waarin we samen gestandaardiseerde koppelingen maken. Door die koppeling kan Mastermate uw orderbevestigingen en facturen direct koppelen aan uw werkopdracht of order.
Eenvoudig bestellen zorgt voor tijdwinst, overzicht en efficiëntie
Wilt u dit proces efficiënt laten verlopen, dan heeft u aan de voorkant een eenvoudig bestelsysteem nodig. Bij Mastermate is dat de BestelApp. Hiermee bestelt de onderhoudsmonteur materialen door het scannen van streepjescodes. Ook is het bestellen mogelijk door een koppeling met een ERP-systeem. Een laagdrempelig registratiesysteem voor het boeken van verbruikte materialen in combinatie met een koppeling van systemen zorgt voor tijdwinst, overzicht en efficiëntie. U kunt de facturen direct controleren en goedkeuren.
Betere dienstverlening, sneller factureren
Door het slimmer en sneller inrichten van werkprocessen verbetert u niet alleen het first-time-fix-percentage, de huurderstevredenheid en de productiviteit van vakmensen. Heeft u het administratief proces op orde, dan bent u beter geïnformeerd en weet u zeker dat uw facturen kloppen. En kunt u sneller factureren. Zo kunt u ook de doorlooptijd van onderhoudsmeldingen optimaliseren. Dat is niet alleen goed voor de dienstverlening aan uw opdrachtgevers, maar ook voor de financiële positie van uw bedrijf.
Deze blog is onderdeel van een serie blogs over voorraadbeheer in het dagelijks onderhoud. Mark Slot maakte ook een blog over klanttevredenheid en de productiviteit van vakmensen.